تمایل بشر امروز به برقراری ارتباط آنلاین با سایر افراد جامعه منجر به این شده که تقاضا برای تجهیزات ارتباط ویدئویی روندی صعودی داشته باشد. در این میان تجهیزات و نرم افزارهای ویدیو کنفرانس نقش پررنگی را در خدمت رسانی به کسب و کارها برعهده دارند.تصور نکنید تنها سازمانهای بزرگ با سرمایه های هنگفت مشتریان این دسته از تکنولوژیها هستند، بلکه این ابزارها می توانند کمک بسیار فراوانی هم به شرکتهای کوچک و یا تازه تاسیس بنمایند. در نگاه اول کاهش هزینه ناشی از استفاده از این تکنولوژی ارتباطی بارزترین دلیل گرایش به سمت آن به نظر می رسد. اما این تنها دلیل نیست. مزایا و ویژگیهای فراوان دیگری در استفاده از ویدئو کنفرانس ها و جلسات آنلاین برای کسب و کارهای تازه تاسیس نهفته است که در ادامه مطلب نردبان آنها را با هم مرور خواهیم کرد.

1- صرفه جویی و کاهش هزینه ها
هرچند سفر کاری امری اجتناب ناپذیر است، اما عدم نیاز به حضور فیزیکی افراد که دستاورد استفاده از ابزارهای آنلاین است، میزان مسافرت های کاری را به شدت کاهش می دهد. هزینه های سفر، مدام در حال افزایش است. از محاسبه مجموع قیمت بلیط ها، هزینه هتل، هزینه حمل و نقل و بسیاری هزینه های جانبی یک مسافرت می توان نرخ بازگشت سرمایه گذاری روی سیستم ویدئو کنفرانس را تخمین زد. رقم صرفه جویی در چنین هزینه هایی آنقدر چشمگیر هست که بتواند توجیه کننده سرمایه گذاری اولیه شما باشد.  همواره به یاد داشته باشید که در کنار این هزینه های ملموس، دسته دومی از هزینه ها هم وجود دارند که به طور مستقیم قابل اندازه گیری نیستند. سفر تنها هزینه مالی ندارد. زمانی که در جاده ها و خطوط هوایی تلف می شود، استرس ناشی از تاخیر وسیله حمل و نقل، خستگی ها و فشار روانی حاصل و… همگی عواملی هستند که به مدد ویدئو کنفرانسها حذف می شوند. هرچند کمّی کردن این هزینه های پنهان به آسانی امکان پذیر نیست اما کمرنگ شدن آنها منجر به دومین ویژگی مثبت بحث ما می شود: بهبود کیفیت زندگی.
2- بهبود کیفیت زندگی
استرس ها و فشارهای روانی که در بالا گفتیم باعث بر هم خوردن تعادل زندگی کاری و شخصی فرد و در نتیجه روحیه پایین، خستگی و حتی در مواردی از دست دادن نیروی کار مفید سازمان شما می شود. با حذف شدن این عوامل مخرب، رضایت شغلی فرد افزایش می یابد و این رضایتمندی در زندگی شخصی افراد نیز اثر مثبت خواهد گذاشت.

3 - ارتباطات موثر
حالت چهره، تُن صدا، حالات چشم، حرکات دست و بدن و یا به عبارت بهتر همان body language چیزی نیست که از طریق ایمیل یا تماس تلفنی قابل انتقال باشد. اما در یک جلسه آنلاین افراد همدیگر را به صورت زنده مشاهده می کنند، با همدیگر صحبت می کنند، کار خود را ارائه می دهند و به صورت real time حالات و رفتار همدیگر را مشاهده می کنند. بنابراین درصد بسیار زیادی از تعبیرات اشتباه و سو تفاهم ها که در اشکال غیر تصویری ارتباط به وجود می آید از بین میرود و افراد به وضوح بازخورد و عکس العمل سایر اعضای جلسه را بررسی می کنند.

4 - راحتی برقراری ارتباط
اعضای تیم شما در هر مکان و هر بازه زمانی که قرار داشته باشند شما می توانید از آنها بخواهید که در یک زمان مشخص برای برقراری ارتباط زنده ویدئویی حاضر شوند، بدون اینکه حتی نیاز پیدا کنند پایشان را ازخانه بیرون بگذارند. بهتر از این هم می شود؟

5 - دسترسی به منابع پراکنده
هر جا صحبت از منبع به میان می آید فکرها همه به سمت پول می رود. اما منابع مالی تنها بخشی از سرمایه هایی است که یک کسب و کار کوچک نیاز دارد. نیروی کار متخصص و کارآزموده منبع ارزشمند دیگری است که همیشه در دسترس نیست. در روزگار جدید تعداد افرادی که گرایش به سمت دورکاری یا کار در منزل دارند روز به روز در حال افزایش است. گاهی هم اشخاصی که به تخصص شان نیاز دارید در منطقه جغرافیایی دیگری سکونت دارند. آیا همه اینها باید باعث این شود که شما از ادامه کسب و کار خود ناامید شوید؟ زمانی که تنها با چند کلیک می توانید با تمام افراد این دهکده کوچک جهانی در ارتباط باشید این ناامیدی هیچ معنایی ندارد. به این مزیت، کاهش هزینه ناشی از نیاز به فضای کمتر برای کسب و کار خود را نیز اضافه کنید. حتی می توانید از جایی کوچک مثلا اتاق خانه تان هم برای شروع کار استفاده کنید. علاوه بر مهیا شدن نیروی انسانی، نرم افزارهای ویدئو کنفرانس به شما اجازه ضبط جلسات مهم و نشستهای استراتژیک و همچنین جلسات آموزشی را می دهند. این منابع ضبط شده خود می توانند پایگاه داده ارزشمند و منحصر بفردی برای شما ایجاد نمایند که تبدیل به منبع مزیت رقابتی برای سازمان شما گردد. شما منابعی در اختیار دارید که دیگران از آن بی بهره اند.

6 - افزایش بهره وری
کارمندی که خسته از رفت و آمدهای مداوم نیست و روحیه مناسبی دارد، بهتر و بهتر کار خواهد کرد. اگر زمانی را که قرار است در آمد و شدهای کاری بگذرانید، به کار مفید و یا زندگی شخصی خود اختصاص دهید، روحیه بهتری خواهید داشت. دیگر آب و هوای بد و یا مشکلات پیش بینی نشده مانع از عدم حضور شما در یک جلسه مهم کاری نخواهند شد. تنها نیاز به یک خط ارتباطی دارید تا به جلسه خود برسید. تعادل بین زندگی و کار، روابط بهتر و موثرتر، انزوای کمتر، راحتی دسترسی به منابع مختلف و زمان آزاد بیشتر همگی عواملی هستند که منجر به افزایش بازدهی کار شما خواهند شد.

7 - آموزش از راه دور
جدا از نقش مهمی که ویدیو کنفرانس در موسسات آموزشی و محیط های آکادمیک برعهده دارد، سهم آن در آموزش از راه دور برای کارکنانتان را دست کم نگیرید. درکنار امکان برقراری جلسات آموزشی آنلاین، همانطور که قبلا گفتیم چنانچه این جلسات را ضبط کرده باشید، علاوه بر صرفه جویی در وقت یک ابزار قدرتمند برای آموزش سایر کارکنان دورکار خود در اختیار دارید. در عین حال تصور کنید که دیدن یک ویدئوی آموزشی چقدر می تواند برای آنها جذاب تر و مفیدتر از خواندن یک کتابچه خشک راهنما باشد!

8 - اثرات زیست محیطی
تمام کسب و کارها و سازمانهای موجود در جهان کنونی، علاوه بر ماموریت و رسالت سازمانی اصلی خود وظیفه مهم دیگری هم برعهده دارند. این وظیفه مهم را به عنوان "مسئولیت اجتماعی" سازمانها می شناسیم که معنای آن به زبان ساده چنین است: "تمام سازمانها در برابر جامعه ای که در آن فعالیت می کنند مسئولند". خوب است بدانید که ویدئو کنفرانس ها در انجام این ماموریت به شما کمک می کنند و دوستدار محیط زیست به شمار می روند، چرا که با استفاده از آنها نیاز به تعداد بیشماری جابجایی حذف شده و این به این معناست که سازمان شما حداقل نقش خود را در کاهش ذرات معلق و سبز نگه داشتن کره زمین به خوبی ایفا کرده است. شاید بگویید در کشور ما با توجه به محدودیتهایی که در زمینه اینترنت و سرعت و پهنای باند وجود دارد و یا هزینه بالایی که خرید تجهیزات نیاز دارد، بهتر است عطای استفاده از چنین تکنولوژیهایی را به لقایش بخشید، اما هنوز هم نرم افزارهای رایگان، ساده و نام آشنایی چون Skype ،oovoo و یا Google Hangouts وجود دارند که در شرایط کنونی می توانند نیاز حداقلی شما را برآورده سازند.